Hướng dẫn khai báo hải quan điện tử bằng phần mềm ECUS5 VNACCS từ A–Z

Trước khi thực hiện khai báo, doanh nghiệp cần đảm bảo đã có đủ các yếu tố sau:

• Phần mềm ECUS5 VNACCS phiên bản mới nhất đã được tải và cài đặt
• Tài khoản khai báo hải quan hợp lệ (do Tổng cục Hải quan cấp)
• Chữ ký số (token USB hoặc HSM) từ nhà cung cấp được chấp nhận: Viettel CA, VNPT-CA, Bkav CA, FPT CA...
• Bộ chứng từ hàng hóa: Invoice, Packing List, Bill of Lading/AWB, C/O (nếu có)
• Kết nối internet ổn định để truyền tờ khai đến hệ thống VNACCS

8 bước khai báo hải quan nhập khẩu bằng ECUS5 VNACCS

Bước 1  Đăng nhập phần mềm ECUS5 VNACCS

Sau khi cài đặt phần mềm, thực hiện đăng nhập và khai báo thông tin doanh nghiệp:

• Mở phần mềm ECUS → vào menu Hệ thống
• Chọn mục 2. Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu
• Nhập đầy đủ thông số tài khoản khai báo → nhấn Chọn để xác nhận

Bước 2  Thiết lập thông số kết nối VNACCS

Bước này đảm bảo phần mềm có thể giao tiếp ổn định với máy chủ của Tổng cục Hải quan:

• Mở phần mềm ECUS → vào menu Hệ thống
• Chọn mục 2. Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu
• Nhập đầy đủ thông số tài khoản khai báo → nhấn Chọn để xác nhận

Bước 3  Mở tờ khai nhập khẩu mới

Để tạo tờ khai nhập khẩu: vào menu Tờ khai hải quan → Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA).

Mã nghiệp vụ IDA là bước khởi tạo tờ khai sơ bộ – thông tin có thể điều chỉnh trước khi khai chính thức bằng mã IDC.

Bước 4  Nhập thông tin chung – Tab 1

Tab này chứa các thông tin định danh cơ bản của lô hàng. Các ô có dấu (*) màu đỏ là bắt buộc; ô màu xám do hệ thống tự điền.

Mã loại hình: Nhập mã loại hình nhập khẩu phù hợp với hình thức kinh doanh của doanh nghiệp.

Cơ quan hải quan: Chọn chi cục hải quan nơi làm thủ tục thông quan.

Phân loại giao dịch: Chọn đúng: cá nhân → cá nhân / tổ chức → tổ chức / tổ chức → cá nhân...

Phương thức vận chuyển: Chọn đường biển, đường không, đường sắt... theo thực tế lô hàng.

Thông tin vận đơn cần nhập đầy đủ:

• Số vận đơn (Bill of Lading / AWB) và ngày phát hành
• Số lượng kiện, tổng trọng lượng hàng (Gross Weight) và đơn vị tính
• Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan
• Phương tiện vận chuyển, ngày hàng đến, cảng dỡ hàng, cảng xếp hàng
• Số lượng container (nếu là hàng nguyên container)

Bước 5  Nhập thông tin chung – Tab 2

Tab này khai báo thông tin tài chính của lô hàng, bao gồm hóa đơn thương mại và tờ khai trị giá.

Loại hóa đơn: Chọn A (hóa đơn thương mại), B (chứng từ thay thế), hoặc D (hóa đơn điện tử IVA).

Số hóa đơn & ngày phát hành: Nhập chính xác theo Invoice gốc.

Phân loại giá hóa đơn: A – hàng phải trả tiền; B – không phải trả tiền; C – hỗn hợp; D – trường hợp khác.

Phương thức thanh toán: Điền đúng theo hợp đồng: T/T, L/C, D/P...

Điều kiện giao hàng: Chọn Incoterms tương ứng (FOB, CIF, EXW...).

Tờ khai trị giá: Nhập phí vận chuyển (Freight), bảo hiểm (Insurance) và các khoản điều chỉnh nếu có. Nếu đủ điều kiện áp dụng phương pháp trị giá giao dịch, hệ thống sẽ tự tính – người khai không cần nộp tờ khai trị giá riêng.

Bước 6  Khai báo danh sách hàng hóa

Đây là bước quan trọng nhất – mọi thông tin sai lệch tại đây đều có thể dẫn đến vi phạm hoặc chậm thông quan. Cần khai đầy đủ và chính xác:

• Tên hàng, nhãn hiệu, model sản phẩm
• Mã HS (Harmonized System Code) – tra cứu tại Biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành
• Xuất xứ hàng hóa (Country of Origin)
• Khối lượng / số lượng và đơn vị tính
• Đơn giá hóa đơn và mã biểu thuế nhập khẩu
• Thuế suất VAT và các loại thuế suất khác nếu có (thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường...)

Bước 7  Truyền và khai chính thức tờ khai

Sau khi hoàn tất nhập liệu, người khai có hai phương án:

• Nếu hệ thống trả về thông tin cần bổ sung hoặc sửa đổi: dùng mã nghiệp vụ IDB để gọi lại tờ khai, chỉnh sửa, rồi thực hiện lại IDA đến khi chính xác.
• Nếu thông tin đã chính xác: chọn mã nghiệp vụ 3. Khai chính thức tờ khai IDC để đăng ký với cơ quan hải quan. Khi thành công, tờ khai sẽ được đưa vào quy trình thông quan chính thức.

Bước 8  Lấy kết quả phân luồng và in tờ khai

Đây là bước cuối cùng, xác định hướng xử lý của hải quan với lô hàng của bạn:

• Nhấn 4. Lấy kết quả phân luồng, thông quan (tương đương chức năng Lấy phản hồi từ HQ)
• Hệ thống trả về: kết quả phân luồng (xanh / vàng / đỏ), lệ phí hải quan, thông báo tiền thuế
• In tờ khai và thực hiện các bước tiếp theo theo đúng luồng được chỉ định

Luồng	Tên gọi	Ý nghĩa
🟢 Xanh	Thông quan tự động	Không cần kiểm tra chứng từ hay hàng hóa, thông quan ngay.
🟡 Vàng	Kiểm tra hồ sơ	Phải nộp bộ chứng từ để hải quan kiểm tra trước khi thông quan.
🔴 Đỏ	Kiểm tra thực tế	Hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa trước khi thông quan.

Xem thêm:  So sánh 4 phần mềm khai báo hải quan điện tử tốt nhất tại Việt Nam năm 2026

ECUS5 VNACCS và GOL CDS Live – Khi nào nên dùng cái nào?

Cả hai phần mềm đều được Tổng cục Hải quan chấp nhận và đáp ứng đầy đủ quy định hiện hành. Sự khác biệt nằm ở mô hình sử dụng và đối tượng phù hợp:

Tiêu chí	ECUS5 VNACCS	CDS Live (GOL)
Đối tượng phù hợp	DN XNK trực tiếp, quy trình quen với VNACCS	Đại lý hải quan, khai thuê, DN XNK đa quốc gia
Mô hình tính phí	Theo MST / số máy tính	Theo số tờ khai ✓
Kết nối EDI quốc tế	Hạn chế	26 quốc gia ✓
Số người dùng / máy	Giới hạn theo gói	Không giới hạn ✓
Chi phí triển khai	Trung bình	Thấp ✓
Thời gian cài đặt	Vài chục phút	~5 phút ✓
Quản lý danh mục miễn thuế (TEA/TIA)	Có ✓	Không
Cập nhật quy định tự động	Có ✓	Có ✓

Kết luận

ECUS5 VNACCS là phần mềm khai báo hải quan đáng tin cậy, được nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam sử dụng trong nhiều năm. Với 8 bước được trình bày trên đây, bạn có thể hoàn thành tờ khai nhập khẩu một cách đầy đủ và chính xác ngay từ lần đầu.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp bổ sung – đặc biệt để tối ưu chi phí cho nghiệp vụ khai thuê hoặc mở rộng kết nối với đối tác quốc tế – GOL CDS Live là một lựa chọn đáng tham khảo thêm.