Hướng Dẫn In Tờ Khai Hải Quan Đã Thông Quan Từ Phần Mềm CDS [Mới Nhất 2026]

Tờ khai hải quan đã thông quan là một trong những chứng từ pháp lý quan trọng nhất trong hoạt động xuất nhập khẩu. Sau khi hàng hóa được cơ quan hải quan chấp nhận thông quan, doanh nghiệp cần in tờ khai này để phục vụ cho quá trình thông quan tại cửa khẩu, lưu trữ hồ sơ và đối chiếu khi cần thiết. Hiện nay, phần mềm CDS (Customs Declaration System) – hệ thống khai báo hải quan điện tử phổ biến tại Việt Nam – cho phép doanh nghiệp in tờ khai thông quan trực tiếp ngay trên hệ thống một cách nhanh chóng và tiện lợi.

Trong bài viết này, GOL sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước cách in tờ khai hải quan đã thông quan từ phần mềm CDS, giải thích ý nghĩa pháp lý của việc in tờ khai, đồng thời cung cấp các lưu ý quan trọng để tránh sai sót trong quá trình thực hiện.

1.    Tờ Khai Hải Quan Đã Thông Quan Là Gì?

Tờ khai hải quan (tiếng Anh: Customs Declaration) là văn bản bắt buộc mà chủ hàng – bao gồm người xuất khẩu và người nhập khẩu – hoặc chủ phương tiện phải kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng khi thực hiện hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa ra vào lãnh thổ Việt Nam.

Tờ khai hải quan đã thông quan là tờ khai đã hoàn thành toàn bộ thủ tục hải quan, trong đó hàng hóa đã được cơ quan hải quan xem xét, kiểm tra và cho phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu tại Việt Nam. Trên hệ thống CDS, trạng thái này được hiển thị là "Thông quan" và được đánh dấu là "Luồng vàng – Thông quan" hoặc các luồng tương tự tùy theo kết quả phân luồng.

Về mặt pháp lý, tờ khai hải quan đã thông quan có giá trị chứng minh hàng hóa đã được thông quan hợp lệ, là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện các bước tiếp theo trong chuỗi cung ứng như nhận hàng tại cảng, thanh toán thuế, lưu trữ hồ sơ kế toán và phục vụ cho các cuộc kiểm tra sau thông quan.

2. Tại Sao Cần In Tờ Khai Hải Quan Đã Thông Quan?

Nhiều doanh nghiệp băn khoăn không biết có cần thiết phải in tờ khai hải quan ra bản cứng hay không khi mọi thứ đã được lưu trên hệ thống điện tử. Thực tế, theo quy định tại Điều 52 Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ Tài chính, việc in tờ khai hải quan là cần thiết và có giá trị thực tiễn cao trong các trường hợp sau:

2.1. Phục vụ quy trình thông quan tại cửa khẩu

Sau khi tờ khai được thông quan, người khai hải quan có trách nhiệm cung cấp thông tin số tờ khai, danh sách container hoặc danh sách hàng hóa cho cơ quan hải quan tại cửa khẩu để kiểm tra và xác nhận hàng hóa qua khu vực giám sát trước khi lô hàng được đưa ra ngoài. Tờ khai in ra là căn cứ để nhân viên cảng, kho, bãi hoặc cơ quan hải quan đối chiếu.

2.2. Lưu trữ hồ sơ xuất nhập khẩu

Bản in tờ khai hải quan là một phần không thể thiếu trong hồ sơ lô hàng, phục vụ cho kiểm toán nội bộ, quyết toán thuế và đặc biệt là kiểm tra sau thông quan (Post Clearance Audit – PCA) của cơ quan hải quan. Theo quy định, doanh nghiệp phải lưu trữ hồ sơ hải quan tối thiểu 5 năm.

2.3. Cung cấp cho đối tác và ngân hàng

Nhiều đối tác thương mại, ngân hàng thanh toán quốc tế (trong giao dịch L/C, T/T) và đơn vị logistics yêu cầu bản sao tờ khai hải quan đã thông quan như một chứng từ xác nhận hàng hóa đã hoàn thành thủ tục xuất nhập khẩu hợp lệ.

2.4. Giải quyết tranh chấp và khiếu nại

Trong trường hợp xảy ra tranh chấp thương mại, hư hỏng hàng hóa hay mất mát, tờ khai hải quan đã thông quan là bằng chứng pháp lý xác nhận trạng thái hàng hóa tại thời điểm thông quan, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp.

3. Hướng Dẫn In Tờ Khai Thông Quan Từ Phần Mềm CDS – Chi Tiết Từng Bước

Phần mềm CDS (Customs Declaration System) là hệ thống khai báo hải quan điện tử được nhiều đại lý hải quan và doanh nghiệp xuất nhập khẩu sử dụng tại Việt Nam. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để in tờ khai hải quan đã thông quan trực tiếp từ phần mềm.

Bước 1: Mở Tờ Khai Từ Danh Sách

Sau khi đăng nhập vào phần mềm CDS, tại màn hình chính (Trang chủ), bạn truy cập vào:

• Danh sách tờ khai nhập khẩu kinh doanh (IDA) – đối với hàng nhập khẩu
• Danh sách tờ khai xuất khẩu kinh doanh (EDA) – đối với hàng xuất khẩu

Tìm và mở tờ khai cần in. Tại màn hình chi tiết tờ khai, bạn có thể thấy đầy đủ thông tin về lô hàng như: số tờ khai, người nhập khẩu, người xuất khẩu, số vận đơn, địa điểm lưu kho, địa điểm xếp hàng, phương tiện vận chuyển và kết quả phân luồng (ví dụ: Luồng vàng – Thông quan).

Bước 2: Vào Mục "Lịch Sử Giao Dịch"

Tại màn hình tờ khai đang mở, nhìn vào menu bên trái (sidebar), bạn chọn mục "Lịch sử giao dịch". Đây là chức năng quan trọng cho phép bạn xem toàn bộ lịch sử trao đổi thông điệp giữa phần mềm CDS và hệ thống hải quan VNACCS/VCIS.

Xem thêm: Phần Mềm Khai Báo Hải Quan Điện Tử Là Gì? [Giải Thích Toàn Diện 2026]

Bước 3: Tìm Thông Điệp "Tờ Khai Hàng Hóa (Thông Quan)"

Trong màn hình Lịch sử giao dịch, một bảng "Danh sách giao dịch" sẽ hiện ra với nhiều dòng thông điệp khác nhau. Bạn cần tìm và chọn đúng dòng có nội dung:

• "Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (thông quan)" – đối với hàng nhập khẩu
• "Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (thông quan)" – đối với hàng xuất khẩu

Các dòng này thường xuất hiện ở đầu bảng với ngày giờ mới nhất và mã chức năng VAD2AG0 hoặc VAE2LF0. Tránh nhầm lẫn với các dòng trạng thái khác như "Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (Chưa phân luồng)" hay "Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (thông báo kết quả phân luồng)".

Bước 4: Nhấn Chuột Phải – Chọn "In"

Sau khi xác định đúng dòng thông điệp thông quan, bạn click chuột phải vào dòng đó. Một menu ngữ cảnh (context menu) sẽ hiện ra với các tùy chọn:

• Xem dữ liệu HQ trả về
• Xem dữ liệu đã khai báo
• In ← Chọn tùy chọn này
• Chuyển thanh khoản

Bạn chọn "In" để tiến hành xuất file tờ khai.

Bước 5: Lưu File Excel và In

Sau khi nhấn "In", hệ thống CDS sẽ tự động xuất tờ khai dưới dạng file Excel (.xls hoặc .xlsx). File Excel này chứa đầy đủ thông tin tờ khai hải quan đã thông quan, bao gồm:

• Số tờ khai và thông tin cơ bản của lô hàng
• Thông tin người nhập khẩu / xuất khẩu
• Số vận đơn, địa điểm lưu kho, địa điểm xếp hàng và dỡ hàng
• Phương tiện vận chuyển, ngày hàng đến
• Tổng trị giá hóa đơn, trị giá tính thuế, phương thức thanh toán
• Thông tin giấy phép nhập khẩu (nếu có)
• Danh sách hàng hóa theo từng "Bang xác nhận to khai"

Bạn lưu file về máy tính và tiến hành in theo nhu cầu sử dụng (in 1 bản hoặc nhiều bản tùy yêu cầu).

4. Trường Hợp Chưa Nhận Được Kết Quả Thông Quan – Phải Làm Gì?

Trong một số trường hợp, mặc dù lô hàng đã được thông quan trên thực tế nhưng doanh nghiệp vẫn chưa nhận được kết quả phản hồi từ hệ thống hải quan về phần mềm CDS. Đây là tình huống thường gặp và có thể xử lý như sau:

Nhận lại kết quả từ hải quan

Trong phần mềm CDS, tại thanh công cụ phía trên bên phải màn hình, bạn tìm nút "Nhận kết quả" và nhấn để yêu cầu hệ thống đồng bộ lại dữ liệu từ phía cơ quan hải quan. Sau khi nhận thành công, trạng thái tờ khai sẽ được cập nhật và bạn có thể thực hiện in theo các bước hướng dẫn ở trên.

5. Xử Lý Các Lỗi Thường Gặp Khi In Tờ Khai CDS

Lỗi: Không xuất được file Excel

Nguyên nhân có thể do:

• Phiên bản phần mềm CDS chưa được cập nhật mới nhất
• Trình duyệt hoặc cài đặt bảo mật chặn việc tải file
• Kết nối mạng không ổn định

Cách xử lý: Thử làm mới trang (F5), kiểm tra cài đặt bảo mật trình duyệt, hoặc thử trên máy tính khác. Nếu vẫn không được, liên hệ bộ phận hỗ trợ CDS.

Lỗi: Dữ liệu hiển thị không đúng hoặc thiếu thông tin

Trường hợp file Excel xuất ra nhưng một số trường thông tin bị trống hoặc hiển thị sai lệch so với nội dung khai báo thực tế, doanh nghiệp cần:

• Kiểm tra lại nội dung khai trên tờ khai gốc trong hệ thống
• Nhận lại kết quả từ hải quan để đồng bộ dữ liệu mới nhất
• Liên hệ bộ phận hỗ trợ CDS để được kiểm tra và khắc phục

Lỗi: Không tìm thấy dòng thông điệp "thông quan" trong Danh sách giao dịch

Có thể lô hàng chưa được cơ quan hải quan phê duyệt thông quan, hoặc dữ liệu chưa được đồng bộ về phần mềm. Thực hiện nhận lại kết quả và chờ thêm, hoặc liên hệ Chi cục Hải quan cửa khẩu để xác nhận trạng thái lô hàng.

6. Quy Định Pháp Lý Về In Và Lưu Trữ Tờ Khai Hải Quan

Theo Điều 52 Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC), quy trình in và cung cấp thông tin tờ khai hải quan được quy định cụ thể:

1. Sau khi tờ khai được thông quan, người khai hải quan có trách nhiệm cung cấp thông tin số tờ khai, danh sách container (theo Mẫu số 29/DSCT/GSQL Phụ lục V) hoặc danh sách hàng hóa (theo Mẫu số 30/DSHH/GSQL Phụ lục V) cho doanh nghiệp kinh doanh cảng, kho, bãi hoặc cơ quan hải quan tại cửa khẩu.
2. Người khai hải quan thực hiện in danh sách container, danh sách hàng hóa trên Cổng thông tin điện tử hải quan (https://pus.customs.gov.vn) hoặc trực tiếp từ hệ thống khai.
3. Trường hợp có sự thay đổi danh sách container hoặc danh sách hàng hóa so với nội dung khai ban đầu khi hàng đã vào khu vực giám sát, người khai hải quan in hoặc đề nghị công chức hải quan tại Chi cục Hải quan cửa khẩu in từ hệ thống.

7. Lưu Ý Quan Trọng Khi In Tờ Khai Hải Quan Từ CDS

8. Sự Khác Biệt Giữa In Tờ Khai Từ CDS Và Từ Cổng Thông Tin Điện Tử Hải Quan

Ngoài phần mềm CDS, doanh nghiệp cũng có thể in danh sách container và danh sách hàng hóa từ Cổng thông tin điện tử hải quan tại địa chỉ https://pus.customs.gov.vn. Dưới đây là so sánh giữa hai phương thức:

Tiêu chí	In từ phần mềm CDS	In từ Cổng TTĐT Hải quan
Phạm vi	Toàn bộ tờ khai chi tiết	Danh sách container/hàng hóa
Định dạng xuất	File Excel đầy đủ	Danh sách dạng barcode/PDF
Thông tin bao gồm	Đầy đủ tất cả trường thông tin tờ khai	Chủ yếu phục vụ giám sát tại cảng
Phù hợp với	Lưu trữ hồ sơ, cung cấp cho đối tác, ngân hàng	Xuất trình tại cửa khẩu, kho, bãi
Yêu cầu	Tài khoản CDS của doanh nghiệp/đại lý	Có số tờ khai hải quan

9. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Tôi không thấy nút "In" khi click chuột phải vào dòng thông quan, phải làm sao?

Đảm bảo bạn đã chọn đúng dòng thông điệp có nhãn "(thông quan)" trong danh sách giao dịch. Nếu vẫn không thấy, thử refresh lại trang hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ CDS.

File Excel xuất ra có thể chỉnh sửa được không?

File Excel được xuất từ CDS là bản gốc dữ liệu tờ khai. Doanh nghiệp không nên chỉnh sửa nội dung file vì đây là tài liệu pháp lý. Nếu có sai sót trong tờ khai, cần thực hiện thủ tục sửa đổi tờ khai theo quy định của Luật Hải quan.

Có thể in tờ khai xuất khẩu theo cách tương tự không?

Có. Quy trình hoàn toàn tương tự, chỉ khác ở chỗ bạn truy cập vào Danh sách tờ khai xuất khẩu thay vì nhập khẩu, và tìm thông điệp "Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (thông quan)" trong lịch sử giao dịch.

Tôi cần bao nhiêu bản in của tờ khai hải quan?

Thông thường cần tối thiểu 3 bản: 1 bản lưu tại doanh nghiệp, 1 bản cung cấp cho cảng/kho, và 1 bản dự phòng. Tùy theo yêu cầu của ngân hàng, đối tác hay cơ quan kiểm tra, có thể cần thêm.

Kết Luận

Việc in tờ khai hải quan đã thông quan từ phần mềm CDS là một thao tác đơn giản nhưng đòi hỏi sự chú ý để thực hiện đúng quy trình. Chỉ với 5 bước cơ bản – mở tờ khai, vào Lịch sử giao dịch, tìm thông điệp thông quan, nhấn In và lưu file Excel – doanh nghiệp đã có ngay bản tờ khai đầy đủ thông tin phục vụ cho mọi nhu cầu sử dụng.

Điểm mấu chốt cần nhớ là luôn đảm bảo tờ khai đã có trạng thái "Thông quan" trước khi in, và thực hiện nhận lại kết quả từ hải quan nếu chưa thấy cập nhật. Khi gặp sự cố kỹ thuật, đừng ngần ngại liên hệ bộ phận hỗ trợ CDS để được hỗ trợ kịp thời.

Nếu doanh nghiệp của bạn cần hỗ trợ về phần mềm hải quan, thủ tục hải quan, tuân thủ pháp lý xuất nhập khẩu hoặc tư vấn gia nhập thị trường Singapore và các thị trường quốc tế khác, đội ngũ chuyên gia của GOL luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.